home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / ARCH_A41.ARJ / AUTOACT.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-09-26  |  7KB  |  174 lines
  1.  
  2.                  Automatically Schedule Future Activities:
  3.                                  Overview
  4.  
  5. This feature is useful is scheduling multiple activities automatically  for ì
  6. Clients who require frequent and periodic appointments. 
  7.  
  8. At this menu, you have three options:
  9.  
  10.                       "1)  Create future activities"
  11.                     "[by day of week or day of month]"
  12.  
  13.                "2)  Create future activities by yearly date"
  14.  
  15.               "3)  Unlimited choices in creating activities"
  16.  
  17.  
  18.                                ==============
  19.                                |  OPTION 1: |
  20.                                ==============
  21.                        1)  Create future activities
  22.                      [by day of week or day of month]
  23.  
  24. This  option  will allow you to create multiple activities in  the  future.  ì
  25. With this option, you can generate one activity every 3 weeks for 18 months ì
  26. for one Client.  Another possibility is to make activities every  day for a ì
  27. 3  week  period.   A  third  example  would  be  to  create  activities  on ì
  28. alternating Thursdays for one Client for 24 months.  You can elect to  make ì
  29. those activities on a day of the week, such as every third Thursday, or  on ì
  30. a date of the month, such as making activities on the 1st, 5th, and 18th of ì
  31. every month for one Client.
  32.  
  33. This  option  will automatically create for you activities in  the  future, ì
  34. based on your input.  You can input the following variables:
  35.  
  36.         1) Start Date of your activity period.
  37.         2) End date of your activity period.
  38.         3) Day of week or date of month on which activity will occur.
  39.         4) Cycle of activities (weekly, every 2nd week, every 3rd week).
  40.  
  41.  
  42. You  can  also  delete  a set of prior  activities  that  you  had  created ì
  43. automatically with this option.
  44.  
  45.  
  46.  
  47.                                ==============
  48.                                |  SCREEN 1: |
  49.                                ==============
  50.  
  51.                 ============ Add/Delete Option ============ 
  52.  
  53.  
  54. At  this  menu,  you can elect to either add records  automatically  or  to ì
  55. delete former activity records that you had created automatically.  è
  56. If  you  elect  to delete former activity records, you can  think  of  this ì
  57. procedure as the reverse as adding them.  You will be prompted for most  of ì
  58. the same information as you were when you originally created them.
  59.  
  60. The program can sense the different between records that you manually enter ì
  61. into the activity file and those created automatically in this module.   If ì
  62. it finds two of these records having been created on the same day, you will ì
  63. be notified at the screen and neither will be deleted.
  64.  
  65.  
  66.                                ==============
  67.                                |  SCREEN 2: |
  68.                                ==============
  69.  
  70.  
  71. Now  select  the day of the week on which you wish the activity  to  occur.  ì
  72. Use the following codes:
  73.  
  74.               1 = Monday
  75.               2 = Tuesday
  76.               3 = Wednesday
  77.               4 = Thursday
  78.               5 = Friday
  79.               6 = Saturday
  80.               7 = Sunday
  81.  
  82.               8 = Everyday (7 days a week)
  83.               9 = Day of week not relevant,
  84.                   select future activities by date of month. 
  85.                   [You can select up to 10 different dates during
  86.                    any one month, such as scheduling an activity 
  87.                    for the 10th, 15th, and 25th.]   
  88.  
  89.  
  90. As  the  program creates your activity records automatically, it  can  also ì
  91. enter a 60 character message from you into the comments field. 
  92.  
  93.  
  94.                                ==============
  95.                                |  SCREEN 3: |
  96.                                ==============
  97.  
  98. If you selected option 9 in Screen 2, then this screen would appear.   From ì
  99. it,  you  can select up to 10 days from which to generate  activities.   As ì
  100. those days occur during the period you have selected earlier, this  program ì
  101. will generate an activity record on that date.
  102.  
  103. For  example,  if you enter '1, '2', and '6', then you  will  automatically ì
  104. create  an  activity  on the 1st, 2nd, and 6th of every  month  that  falls ì
  105. within your range.
  106.  
  107.                                ==============
  108.                                |  SCREEN 4: |
  109.                                ==============è
  110.  
  111. If  you had selected option 1 through 7 on Screen 2, then you would  branch ì
  112. to  Screen 4.  At this menu, you select the weekly frequency at which  your ì
  113. future activities will be scheduled.  If you input a '1', then an  activity ì
  114. will be scheduled every week.   A '2' means every two weeks; a '3' means an ì
  115. activity will be scheduled every three weeks.
  116.  
  117. You  can  enter  any  number.  If you enter '13',  then  the  program  will ì
  118. schedule your activities every 13 weeks.
  119.  
  120.  
  121.  
  122.                                ==============
  123.                                |  OPTION 2: |
  124.                                ==============
  125.  
  126.                 2)  Create future activities by yearly date
  127.  
  128. With  option  2,  you can elect to create an activity on any  date  in  the ì
  129. future, for as many years as you wish.  If, for example, you want to create ì
  130. an  activity record that occurs every '06/28', then option 2 will  do  this ì
  131. for you.  All leap years, of course, are taken into account in this option.
  132.  
  133.  
  134.  
  135.                                ==============
  136.                                |  SCREEN 1: |
  137.                                ==============
  138.  
  139.  
  140. At  this screen, you would enter the number of years into the  future  that ì
  141. you want this activity scheduled.
  142.  
  143.  
  144.  
  145.  
  146.                                ==============
  147.                                |  SCREEN 2: |
  148.                                ==============
  149.  
  150.  
  151. At  this screen, you would select the calendar date on which you  wish  the ì
  152. activities to occur.
  153.  
  154.  
  155.  
  156.  
  157.                                ==============
  158.                                |  OPTION 3: |
  159.                                ==============
  160.  
  161.               "3)  Unlimited choices in creating activities"
  162.  
  163. This selection gives you unlimited flexibility in creating activity records ìèinto the future using a number of powerful criteria.  
  164.  
  165. First,  it asks to select the date range, if any, of the  existing  records ì
  166. you  wish  to use.  By date, this step means the date that the  record  was ì
  167. entered  into  either the Client or Activity file.  Then the  program  asks ì
  168. you: "Do you wish to use the selection criteria menu to create records?"
  169.  
  170. If you answer 'yes' to use the selection criteria menu, then option 3  will ì
  171. ask you which of the two files you wish the 'criteria selected' to be  used ì
  172. against: Client or Activity file.
  173.  
  174.